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En virtud de la entrada en vigencia de la Ley Estatutaria 1581 del 2012 mediante la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, DUQUE SALDARRIAGA YC IA S EN C con Nit. 860508007-3, domiciliada en la Cra. 30 NO 17-18 en la ciudad de Bogotá, teléfono: 3710503 y correo electrónico servicioalcliente@duquesaldarriaga.com; es considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de datos personales de sus empleados, clientes, proveedores y contratistas, por cuanto en sus relaciones con terceros procesa, recolecta, almacena, usa, circula, suprime, comparte, actualiza, transmite o transfiere a terceros datos personales correspondientes a personas naturales o jurídicas con quienes tiene o a tenido relación, así mismo recauda y almacena la información captada en las cámaras de video que están instaladas en los sitios de trabajo y/o de tránsito de la empresa, todo lo cual constituye información sensible de suministro facultativo, en el entendido que los datos que se recolecten deberán ser tratados de manera leal y lícita por DUQUE SALDARRIAGA Y CIA S EN C.

OBJETIVO

Fijar los parámetros para el manejo de la información contenida en la base de datos personales de los empleados, proveedores, clientes, accionistas, contratistas y teniendo en cuenta lo establecido en nuestra Constitución Nacional, ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, constituye a DUQUE SALDARRIAGA YC IA S EN C como empresa que garantiza la protección de derechos como: Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre, la imagen, la transparencia, la libertad de los datos personales y sensibles que se encuentran en nuestros registros; garantiza que todas las actuaciones y políticas de Tratamiento de Datos se regirán por los Principios de Buena Fe, garantías, derechos y procedimientos previstos en nuestra Constitución Nacional

DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.

Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.

Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

ALCANCE APLICABILIDAD

Esta política aplica a toda la entidad, sus funcionarios, terceros, aprendices, practicantes, proveedores, clientes de DUQUE SALDARRIAGA Y CIA S EN C y ciudadanía en general DUQUE SALDARRIAGA Y CIA S EN C apegándose a la constitución colombiana y la norma establece como políticas para el tratamiento de la información de datos personales de persona natural y/o jurídica los siguientes numerales: Artículo 5°. Datos sensibles. Para los propósitos de la presente ley, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. Artículo 6°. Tratamiento de datos sensibles. Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando: a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular. d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial; e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares. CASOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES. Conforme al artículo 10 de la ley 1581 de 2012 La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) Datos de naturaleza pública. c) Casos de urgencia médica o sanitaria. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

INFORMACION SOLICITADA

Los datos personales que obtenemos, que en todo caso son datos privados que no están disponibles al público, son:

Tipo y número de documento de identificación (Cédula de ciudadanía o extranjería, o, NIT).

Nombres y Apellidos / Razón Social.

Cargo / Ocupación.

Fecha de nacimiento y género.

Teléfonos fijos y celulares de contacto (personal o laboral).

Direcciones y correo electrónico (personales o laborales).

Fax (personal o laboral).

Información de contactos comerciales, de cartera, de tesorería y todos aquellos necesarios en el desarrollo de la operación en general.

Información relativa a entidades financieras y detalle de cuentas bancarias.

Datos personales de los beneficiarios de las ventas corporativas.

FINALIDAD

1. Proveer y/o adquirir productos y servicios.
2. Cumplimiento de obligaciones legales o contractuales contraídas con terceros.
3. Informar sobre nuestros productos y/o servicios y los cambios en los mismos.
4. Adelantar procesos de evaluación sobre la calidad de nuestros productos y servicios.
5. Información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios y el envío por cualquier medio incluida la vía electrónica o medios análogos, de dicha información, enviando y recepcionando mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente, así como todos los relacionados y/o con ocasión de una relación legal y/o contractual existente.
6. Validar la información en cumplimiento de la exigencia legal de conocimiento del cliente aplicable a la empresa.
7. Adelantar cualquier acción legal así como las acciones de cobro y de recuperación de cartera necesarias.
8. Solicitar y recibir de las entidades de derecho público y/o empresas de carácter privado la información personal, comercial, financiera, legal, tributaria, académica, laboral y de seguridad social, que reposa en sus bases de datos, entre otras.
9. Actualizar información referente a datos personales que se encuentren en nuestras bases de datos.
10. Suministrar información con base en los contratos que suscribe la empresa con terceros, en virtud de los cuales se haga necesario compartir información. 11. Suministrar información para realizar el pago de obligaciones laborales, contractuales y/o de cualquier otra índole.
12. Enviar la información a entidades gubernamentales, administrativas, judiciales o autoridad competente que lo solicite formalmente en cumplimiento de sus funciones, y conforme a las estipulaciones constitucionales y legales. 13. Soportar los procesos de auditoría interna y externa.
14. Registrar la información de empleados (activos e inactivos) en las bases de datos de la empresa, según corresponda.
15. Registrar la información de terceros y/o proveedores (activos e inactivos) en las bases de datos de la empresa, según corresponda. 16. Contactar a clientes, usuarios y proveedores para el envío de información referida a la relación contractual, comercial, entre otras, a que haya lugar.
17. Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del objeto social de la empresa y en el ejercicio de sus actividades así como en cumplimiento de los contratos y/o de cualquier relación legal y/o contractual que exista entre la empresa y las personas naturales y/o jurídicas con quien tenga vínculos en el ejercicio de todas las actividades de la empresa. Al aceptar esta Política, los clientes y proveedores de bienes o servicios en su calidad de titulares de los datos personales, autorizan a DUQUE SALDARRIAGA Y CIA S EN C, sin que ello de lugar al pago de contraprestación alguna, para que los utilice de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, uso, procesamiento, para la ejecución de las finalidades descritas anteriormente. Por su parte quienes suministren datos personales de sus beneficiarios, dependientes, empleados, directivos o accionistas declaran que cuentan con la autorización previa por parte de aquellos para darles tal tratamiento. DUQUE SALDARRIAGA Y CIA S EN C podrá actuar como responsable o encargado del dato personal, dependiendo la finalidad para la cual se haya obtenido el dato personal, por lo que se compromete a cumplir con las responsabilidades que para cada uno haya fijado la normatividad.

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